Роман, перед отправкой: проверь цены в разделе 6 (550 000 ₽ / хостинг 3 500 ₽ в мес.), впиши название компании в шапке и свои контакты в конце — и удали эту полоску (первый <div class="todo"> в файле).

Коммерческое предложение · 07.08.2026

Система управления прокатом декора и мероприятиями

Полный пакет: склад на 2000+ позиций, занятость по датам, заказы, сметы, монтажи, деньги и отчётность — в одном месте, вместо блокнотов и памяти сотрудников.

Пакет «Под ключ» 3–4 месяца Запуск по частям, каждые 2–3 недели Работает с телефона
1

Что мы поняли из брифа

Ниже — ваши собственные ответы. Мы отталкивались именно от них, а не от абстрактной «CRM».

Декор учитывается «только в памяти сотрудников», наименований больше 2000, лежат на 4 складах, данные существуют «только на бумаге».
Инвентаризация проводится «никогда». Одинаковых позиций много, и «важно знать, сколько свободно на конкретную дату».
Смету считаете «что-то облака», прайса нет — «каждый раз по-разному», при этом клиент правит смету «много раз — нужно хранить версии».
Лист сборки на выезд нужен, но «сейчас никак не фиксируем». Возврат нужно проверять по каждой позиции — «чтобы видеть, что не вернулось».
Работать должны 5 сотрудников плюс подрядчики, при этом цены и телефоны клиентов видеть должны не все. Интернет на складе плохой или его нет совсем.

Ключевая фраза из брифа: «Не спешим, важнее сделать правильно». Поэтому предложение построено так, чтобы систему можно было запускать частями и проверять на реальном сезоне, а не получить всё разом в последний день.

2

Что болит сейчас и что с этим будет

Слева — то, что вы сами отметили в брифе. Справа — как это закрывается в системе.

Сейчас
После запуска
Не знаем, что свободно на нужную дату
Календарь занятости каждой позиции. Ставите дату мероприятия — видите, что свободно, а что уже уехало
Не можем найти вещь на складе
Карточка позиции с фото, складом и местом хранения. Поиск по названию, категории и фото
Перед выездом обнаруживаем, что вещь сломана или грязная
Состояние у каждой позиции: в ремонте, в химчистке, б/у, списано. Грязное и сломанное просто не попадёт в лист сборки
Забываем загрузить что-то в машину
Лист сборки на выезд: что именно грузим, с фото и количеством. Отметка «загружено» по каждой строке
После мероприятия вернулось не всё, непонятно, с кого спросить
Приём возврата по списку: что вернулось, что нет, в каком состоянии, кто принимал. Недостача видна сразу и привязана к заказу
Долго считаем смету, каждое КП собираем вручную с нуля
Смета собирается из позиций каталога с ценой проката, работой, доставкой и расходниками. Версии сохраняются — видно, что менялось
Не понимаем, сколько заработали на конкретном заказе
Приход, все шесть статей расходов и прибыль по каждому заказу — автоматически, без сведения в тетради
Забываем про недоплаты и долги клиентов
График оплат по вашей схеме: предоплата за концепцию, 50% за два месяца, остаток за три дня. Плюс залоги и напоминания
Не видим, кто из сотрудников чем занят
Загрузка людей в календаре: кто на монтаже, кто на сборке, кто свободен
Не знаем, какой декор окупился, а какой лежит мёртвым грузом
Отчёт по каждой позиции: сколько раз сдавали, сколько принесла, когда последний раз выезжала
Инвентаризация занимает несколько дней
Актуальные остатки в системе постоянно. Сверка — по списку с телефона, а не пересчётом всех четырёх складов
Всё держится в блокноте одного человека — если он в отпуске, работа встаёт
Все данные в системе, у каждого свой доступ. Отпуск одного человека больше не останавливает заказы
Нет истории клиентов и повторных заказов
Карточка клиента со всеми заказами, сметами и перепиской. Видно, кто возвращался и с чем
3

Из чего состоит система

Одиннадцать блоков. Все входят в этот пакет.

Склад и каталог декора

  • 2000+ позиций, 4 склада, места хранения
  • Фото у каждой позиции — обязательно
  • Количества: 20 стульев, 50 чехлов, 30 ваз
  • Типы: прокат, расходники, товар на продажу, инструмент, чужой декор в субаренде
  • Состояния: новое / б/у, в ремонте, в химчистке, списано, забронировано, выдано, потеряно
  • Без наклеек и штрихкодов — вы сказали, что клеить не хотите

Занятость по датам

  • Сколько штук свободно на конкретную дату
  • Позиция занята 3 дня вокруг мероприятия — как у вас и есть
  • Система не даст обещать один декор на два мероприятия в одну дату
  • Пометка «придержали для клиента» вручную
  • До трёх мероприятий в один день — без путаницы

Заказы и клиенты

  • Ваши этапы: обращение → бриф → презентация → эскиз → смета → утверждение → закупка → подрядчики → сбор → погрузка → монтаж → демонтаж → разбор → закрытие
  • Источники заявок: Instagram, WhatsApp, Telegram, звонки, сайт, сарафан, агентства
  • Вся переписка с клиентом в одном месте
  • Заявки с сайта попадают в систему сами
  • История клиента и повторные заказы

Календарь и напоминания

  • Мероприятия по датам
  • Занятость каждой позиции декора
  • Загрузка сотрудников
  • Монтажи и демонтажи по времени
  • Занятость машин
  • Напоминания: позвонить клиенту, закупить расходники, собрать декор, забрать после мероприятия, отдать в ремонт или химчистку

Сметы и документы

  • Смета из позиций каталога: прокат, расходники, работа декораторов и монтаж, доставка, демонтаж и вывоз, химчистка и ремонт, скидки и наценки
  • Версии сметы — видно, что и когда поменяли
  • Договор, счёт, спецификация, акт, закрывающие документы, расписка о залоге — по кнопке
  • Список позиций и цена без «красивых презентаций» — как вы и просили

Монтаж и выезды

  • Лист сборки: что грузить в машину, с фото
  • Выдача со склада и возврат с проверкой по каждой позиции
  • Карточка площадки: адрес, координатор, окно на монтаж, пропуск, этаж и грузовой лифт, запреты (сверлить, живые свечи)
  • Экран монтажника в телефоне: что привезли, чек-лист, схема и референсы, фото готового оформления, отметки «смонтировано» и «демонтировано», контакты

Деньги по заказу

  • Ваш график оплат: предоплата за концепцию, 50% за два месяца, остаток за три дня
  • Возвратные залоги — вы берёте их всегда
  • Расходы на заказ: закупка расходников, оплата монтажникам и декораторам, транспорт, химчистка и ремонт, субаренда чужого декора, комиссия агентству
  • Прибыль по каждому заказу
  • Сдельные выплаты сотрудникам

Закупки и производство

  • Список закупок под конкретный заказ с датами «купить к»
  • Поставщики с ценами и историей закупок
  • Изготовление нового декора как отдельный проект: материалы, работа, себестоимость готовой позиции

Отчёты руководителю

  • Выручка и прибыль
  • Количество заказов и средний чек
  • Загрузка склада по датам
  • Самые востребованные позиции
  • «Мёртвый» декор, который никто не берёт
  • Окупаемость каждой позиции
  • Откуда пришли заявки и сколько дошло до заказа
  • Результаты по сотрудникам

Доступы и роли

  • Ирина, Александра, Михаил, Ксюша, Оксана — у каждого свой доступ
  • Цены и телефоны клиентов скрыты от тех, кому не положено
  • Отдельный вход для подрядчиков и наёмных монтажников: видят только свой выезд
  • Видно, кто что менял

Техника

  • Обычный сайт, открывается с компьютера, Android, iPhone и планшета — приложение ставить не нужно
  • Работа на складе без интернета: данные сохраняются в телефоне и уходят в систему, когда связь появится
  • Ежедневные резервные копии

Что специально не делаем

  • Онлайн-оплату — вы отметили, что не нужна
  • Штрихкоды и наклейки на декор — вы клеить не хотите
  • Комплекты «арка = каркас + драпировка» — вы считаете всё поштучно
  • Красивые презентации КП с фотографиями — вам достаточно списка позиций и цены
4

Как это выглядит в обычный рабочий день

Тот же заказ, что и сейчас, только без блокнота.

Пн
Заявка из Instagram. Ирина заводит заказ, дата мероприятия — 12 сентября. Система сразу показывает, что на эту дату уже стоит один монтаж.
Вт
Смета. Ирина набирает позиции из каталога — цены и количества подставляются сами. Занятые на 12 сентября позиции подсвечены. Клиент правит смету — сохраняется версия 2, первая никуда не пропадает.
Ср
Утверждение. Клиент согласовал, внёс предоплату. Декор из сметы автоматически забронирован на 11–13 сентября, попал в календарь занятости.
Чт
Закупка. Система показывает список расходников под этот заказ с датой «купить к 9 сентября» и напоминает Ксюше.
10.09
Сбор на складе. У Оксаны в телефоне лист сборки с фото. Отмечает позиции по мере сбора — даже без интернета. Две вазы в химчистке, система предложила замену.
11.09
Погрузка и монтаж. У монтажника в телефоне: что привезли, чек-лист, схема, адрес, пропуск, окно на монтаж, «сверлить нельзя». Отметил «смонтировано», приложил фото.
13.09
Демонтаж и возврат. Приём по списку: 47 позиций вернулось, одна скатерть в пятнах — ушла в химчистку, один подсвечник не вернулся — привязан к заказу и клиенту.
14.09
Закрытие. Заказ закрыт: приход, расходы на монтажников, транспорт, химчистку и субаренду — прибыль посчитана. Позиции снова свободны и видны на следующие даты.
5

Как будем работать

Не «через четыре месяца получите всё». Каждые 2–3 недели — рабочая часть, которую можно трогать руками.

  1. Этап 1. Склад и каталог2–3 неделиПозиции, фото, количества, 4 склада, состояния. Уже на этом этапе вы перестаёте держать склад в голове.
  2. Этап 2. Занятость по датам и календарь2 неделиБронирование позиций под мероприятие, буфер 3 дня, защита от двойной брони, календарь мероприятий.
  3. Этап 3. Заказы, сметы, документы3 неделиЭтапы заказа, сметы с версиями, договор, счёт, спецификация, акт, расписка о залоге.
  4. Этап 4. Монтажи и мобильная часть2–3 неделиЛисты сборки, выдача и возврат по позициям, экран монтажника, карточка площадки, работа без интернета на складе.
  5. Этап 5. Деньги, закупки, производство3 неделиГрафик оплат, залоги, расходы и прибыль по заказу, сдельные выплаты, закупки, поставщики, изготовление декора.
  6. Этап 6. Отчёты, роли, запуск2 неделиВосемь отчётов, права доступа, портал подрядчика, обучение команды, сопровождение первых заказов.
Важно: после каждого этапа вы получаете ссылку и работаете в системе по-настоящему. Если по ходу окажется, что что-то нужно иначе — правим на следующем этапе, а не переделываем всё в конце.
6

Стоимость

Всё, что перечислено выше, — в одной сумме. Ничего «докупать по ходу» не потребуется.

РаботыСтоимость
Разработка системы под ключВсе 11 блоков, 6 этапов, 3–4 месяца. Проектирование, разработка, тестирование, запуск. 550 000 ₽
Занесение 2000+ позиций в базуЗаносите сами по нашей инструкции — бесплатно. Заносим мы под ключ — 50 000 ₽. Пополам (мы структуру и категории, вы наполнение) — 25 000 ₽. 0 / 25 000 / 50 000 ₽
Фотосъёмка декораУ каждой позиции нужно фото. Можно снять самим на телефон по нашей инструкции — качества достаточно, это бесплатно. 0 / 40 000 ₽
Обучение команды и сопровождение запускаРазбор с каждым из пяти сотрудников, короткие видеоинструкции, донастройка по ходу первых заказов. включено
ИтогоЕсли склад заносите сами и снимаете фото сами. С занесением и съёмкой под ключ — 640 000 ₽. 550 000 ₽

Ежемесячно после запуска

Сервер, хранение фото, резервные копии, обновления, мелкие правкиБез этого система работать не будет — это как хостинг для сайта. Оплата помесячно, можно отменить в любой момент. 3 500 ₽/мес

Оплата

Разбита по этапам, а не «всё вперёд»: 165 000 ₽ на старте, 220 000 ₽ после третьего этапа, 165 000 ₽ на приёмке. Вы платите по мере того, как видите работающие части.

7

Что понадобится от вас

Говорим честно заранее, чтобы проект не встал на середине.

Главный риск проекта — не разработка, а занесение декора. 2000+ позиций сейчас существуют только на бумаге и в памяти сотрудников. Это десятки часов работы, и от них зависит, заработает система или нет. В брифе вы отметили, что этот вопрос нужно обсудить и решить вместе — обсудим на старте и зафиксируем, кто это делает и в какие сроки.
8

Почему своя система, а не готовая

Готовые CRM хорошо ведут сделки и переписку, но не умеют главного для проката: считать занятость конкретной вазы на конкретную дату. В них нет понятия «позиция вернулась грязной», «декор в химчистке до четверга», «20 стульев, из них 12 уехали на другое мероприятие». Обычно это пытаются закрыть таблицами сбоку — и всё возвращается к тому же блокноту.

Плюс два ваших требования, которых у готовых решений нет: работа без интернета на складе и скрытие цен и телефонов от части сотрудников.

И третье: за систему не нужно платить за каждого пользователя каждый месяц. Подключайте наёмных монтажников в сезон сколько угодно — стоимость не растёт.

9

Гарантии

Что дальше

Созвон на 30 минут: показываем похожие решения вживую, отвечаем на вопросы и договариваемся, кто и как заносит склад. После этого фиксируем состав первого этапа и стартуем.

Роман · телефон · Telegram · WhatsApp

Нужен вариант меньшего объёма? Посмотрите пакет «Ядро» — старт с самого больного